Adjoint(e) administratif(ve) et réceptionniste

Résumé du poste

Vous occuperez un rôle polyvalent combinant le soutien administratif à la direction et aux équipes, ainsi que la coordination des communications avec la clientèle.

Un environnement où votre sens de l’initiative, votre professionnalisme et votre fiabilité seront de précieux atouts.

Votre rôle : Au quotidien, vous êtes une personne-ressource pour l’équipe de direction (la présidence et les différentes directions) des deux entreprises. Votre contribution se partage entre le soutien administratif et la réception. Vous veillez à ce que les demandes soient traitées, les suivis effectués et les activités administratives bien coordonnées, tout en offrant une expérience professionnelle et attentionnée à la clientèle.

Profil recherché

Poste permanent à temps plein | 37,5 heures par semaine, lundi au vendredi
Horaire hybride : bureau (Dorval) et télétravail

Vous aimez être cette personne sur qui l’équipe peut compter. Celle qui anticipe, organise et veille à ce que les choses avancent.

Un suivi à effectuer ? Vous y pensez avant qu’on vous le rappelle. Une demande à traiter ? Vous vous assurez qu’elle soit prise en charge. Plusieurs priorités en même temps ? Vous savez faire preuve de jugement, vous organiser et garder le souci du travail bien fait.

Vous avez cette facilité à mettre de l’ordre dans les activités, à simplifier le quotidien des autres et à faire avancer les dossiers. Et vous aimez ça !

Nous recherchons une personne organisée, proactive et attentionnée pour contribuer au bon fonctionnement de deux entreprises dynamiques : JB Aviation Services et Groupe Voyages VP.

À propos de l’entreprise

À propos des deux entreprises que vous soutiendrez

Dans le cadre de ce rôle, vous évoluerez au cœur de deux entreprises dynamiques et complémentaires.

JB Aviation Services, située à l’aéroport Montréal-Trudeau, pilote des opérations aériennes et logistiques complexes, où rigueur, agilité et capacité d’anticipation sont essentielles.

De son côté, Groupe Voyages VP crée des expériences de voyage haut de gamme, en misant sur une approche personnalisée, un réseau privilégié et un souci du détail constant.

Deux réalités distinctes, un point commun : une culture orientée vers l’excellence, des environnements en mouvement et une volonté claire de faire les choses avec distinction, justesse et professionnalisme.

Vos responsabilités

Soutien administratif à la direction et coordination du bureau • Soutenir la présidence et l’équipe de direction dans leurs activités administratives et leurs suivis quotidiens ; • Préparer, mettre en forme et assurer le suivi de divers documents, communications et dossiers ; • Organiser les informations, coordonner les demandes et veiller au respect des échéances ; • Participer à la coordination logistique d’événements internes et d’activités destinées à la clientèle ; • Gérer les fournitures, le courrier, les colis et les besoins courants du bureau ; • Coordonner les suivis auprès des fournisseurs de services et les interventions liées aux équipements et aux installations ; • Contribuer à l’amélioration des outils et des pratiques administratives.

Réception et communications avec la clientèle • Assurer le traitement et le suivi des demandes reçues, principalement par courriel et également par téléphone ; • Surveiller les boîtes courriel générales et acheminer les messages aux personnes concernées ; • Répondre aux demandes d’information générales provenant de la clientèle, notamment par courriel et par les réseaux sociaux ; • Veiller à ce que chaque demande soit prise en charge et qu’aucun suivi ne demeure sans réponse ; • Intervenir au besoin pour assurer la continuité du service, notamment lorsqu’un membre de l’équipe est absent ou qu’une demande nécessite une attention particulière ; • Contribuer à maintenir une expérience client professionnelle, chaleureuse et à la hauteur des standards de qualité des entreprises.

Vos compétences

Sens de l’organisation, planification, rigueur et souci du détail ;

Capacité à établir les priorités, à gérer plusieurs demandes et à assurer des suivis efficaces ;

Autonomie, initiative et capacité à trouver des solutions ;

Professionnalisme, discrétion et bon jugement ;

Approche attentionnée envers la clientèle et facilité à collaborer avec différents intervenants.

Exigences recherchées

Diplôme d’études collégiales (DEC) en administration, en gestion ou dans un domaine connexe ;

Minimum de deux (2) années d’expérience dans un rôle de soutien administratif ;

Très bonne maîtrise de Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel et PowerPoint) et aisance avec les outils technologiques ;

Très bonnes habiletés de communication en français et bonne maîtrise de l’anglais, à l’oral et à l’écrit ;

Avantages

Un poste permanent à temps plein, à raison de 37,5 heures par semaine ;

Un horaire hybride combinant deux ou trois jours au bureau (Dorval) et deux ou trois jours en télétravail ;

Rémunération concurrentielle, régime d’assurances collectives, vacances et congés bien-être, etc.

Un rôle polyvalent, au cœur des activités de deux entreprises dynamiques ;

Une collaboration étroite avec la direction et les équipes ;

Un environnement professionnel où votre autonomie, votre fiabilité et votre contribution sont valorisées.

Vous êtes intéressé par cette offre

Vous vous reconnaissez dans ce rôle ?

Vous aimez être au cœur des activités, faciliter le quotidien d’une équipe et contribuer à offrir un service de qualité ? Nous souhaitons vous connaître !

Transmettez-nous votre candidature à emplois@mbressourceshumaines.com. Toutes les candidatures seront traitées confidentiellement.

MB Ressources humaines a le plaisir d’accompagner les deux entreprises dans le cadre de ce processus de recrutement.